Uno de los mayores problemas que tenemos todos los profesionales y ejecutivos de un área, departamento o división, la cual tenemos que liderar, es tener que lidiar diariamente con nuestra agenda, con las tareas pendientes, llamadas telefónicas, reuniones de trabajo, imprevistos, informes de última hora que presentar y atender a los otros departamentos de la empresa en sus necesidades de información o recursos.
Por tanto es una necesidad en el ejecutivo buscar la mejor manera de administrar su tiempo, ver la forma de hacer más productiva su labor, sin menoscabar su tiempo particular a dedicar a su familia, sus amigos y a si mismo.
Antes que nada priorize y aplique el Principio de Pareto (80/20) a su trabajo.
A continuación les presento algunas ideas de cómo mejorar esta preocupación diaria y que particularmente practico y son las que mejor resultado me han dado, hay información abundante sobre el tema, pero como les dije hay que buscar la que se adapte a nuestra personalidad.
1) Hacer una lista de las tares pendientes y separar estas en URGENTES, IMPORTANTES y A DELEGAR
a) Las URGENTES, son las que necesariamente tengo que hacerlas personalmente y requieren la máxima prioridad.
b) Las IMPORTANTES, requieren mi atención y esperaran llegue a ellas hasta que sean urgentes o puedo ir delegando al personal asistente vayan avanzando en conseguir la información o elaborando los cuadros necesarios.
c) A DELEGAR, estas requieren visione el trabajo a realizar, luego lo explico y distribuyo a mis asistentes y lo voy supervisando mientras voy avanzando con mis labores propias, importante fijar fechas y plazos para los avances o presentación final.
2) Diariamente nos llegan documentos, informes, cartas, memos que se van acumulando en el escritorio, entonces lo que tenemos que hacer es CONTROLAR EL PAPELEO y determinar a que hora del día lo vamos a revisar y despachar. Para ello debemos separar en categorías:
a) Acción inmediata, pendientes, basura, debe leerse.
3) Darse un tiempo para PLANIFICAR SU TRABAJO de la semana entrante (esto ayuda a ganar tiempo) y de revisar las actividades que están curso y ORDENAR su papeleria.
Los puntos 1 y 2 son actividades diarias y el 3 una vez por semana.
Suerte y que les sea de utilidad.
